Hallo,...
das ist - glaube ich - von chef zu chef verschieden oder situationsabhängig. bei uns warten dann abteilungsexterne kollegen so lange bei mir im büro. meistens ohne das ich was sagen muß, ansonsten bitte ich sie noch einen moment zu warten. wenn wir besuch von außerhalb bekommen, müssen die sich eh beim empfang melden wg. der besucherausweise und wenn mein chef noch einen moment braucht, dann lassen wir sie vorne noch ein bißchen warten. ansonsten gehen auch abteilungsinterne kollegen "schon mal durch" und warten in seinem büro auf ihn oder lassen sich von mir einen telefonischen "tipp" geben, wenn er zurück ist.
und was diese erklärung angeht. also ich würde ihnen nur sagen "wenn sie hier bitte noch einen augenblick warten, er muß jeden moment zurück sein...!" du mußt ihnen nicht erklären, wieso weshalb warum ;-) auch wenn sich das blöd anhört...
lg kat